Niezwykle istotną kwestią w realizacji projektu współfinansowego z UE jest sprawna kontrola wewnętrzna środków unijnych. Niejednokrotnie słaba lub nieprawidłowa kontrola wydatków kwalifikowanych przyczynia się do trudności w realizacji zadania, a w skrajnych przypadkach niekwalifikowaności lub zwrot wydatków.

Kontrola wewnętrzna projektu współfinansowanego ze środków UE jest obowiązkiem każdego Beneficjenta. Beneficjent środków unijnych ma obowiązek ustanowić, we własnym zakresie systemy zarządzania i kontroli, które są wystarczające i odpowiednie do zapewnienia realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy
o dofinansowanie, wytycznymi Komisji Europejskiej i obowiązującymi przepisami prawa. W formie pisemnej powinny być określone konkretne instrukcje, procedury i mechanizmy kontroli wewnętrznej. Istnienie i funkcjonowanie procedur jest poddawane kontroli przez instytucje nadrzędne. Posiadanie pisemnych procedur to bezwzględny obowiązek Beneficjenta środków unijnych. Za kontrolę wewnętrzną w projekcie odpowiada kierownik projektu.

Kontroli wewnętrznej dokonywanej przez kierownika projektu podlegają:

• zasoby dostępne w projekcie,
• realizacja zadań zgodnie z wyznaczonym harmonogramem,
• realizacja budżetu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie,
• osiągnięcie zakładanych celów,
• promocja projektu,
• monitoring projektu,
• ochrona danych osobowych.

Gdy informacje pozyskane dzięki sprawnie działającemu systemowi informacyjnemu wskazują na pojawienie się jakiegoś problemu lub możliwych odstępstw od planu, kierownik projektu decyduje o podjęciu właściwych działań naprawczych.

Funkcjonują ogólne wymogi dotyczące kontroli wewnętrznej które muszą być spełnione. Kontrola jest uznawany za wystarczającą wtedy gdy:

• Kwoty sumaryczne zapisane w umowie i wniosku o dofinansowanie są zgodne z dokumentacją dotyczącą wydatków i innymi dokumentami uzupełniającymi,
• Sprawozdania przedstawiane instytucji Zarządzającej/Wdrażającej są zgodne ze stanem rzeczywistym, z wnioskiem o dofinansowanie i celami wyznaczonymi w projekcie,
• Podejmowane działania są w zgodnie z ustanowionymi procedurami i regulaminami wewnętrznymi.

Ścieżka kontroli powinna określać takie procedury, aby możliwe  było sprawdzenie autentyczności poniesionych wydatków, realizacji zadań projektu na każdym jego etapie oraz realizacja celów wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

Kontrola wewnętrzna w ramach projektu współfinansowanego ze środków unijnych polega na:

• określeniu stanu rzeczywistego objętego kontrolą,
• określenie stanu obowiązującego (wyznaczonego),
• porównanie stanu rzeczywistego ze stanem, jaki obowiązuje, w celu ustalenia zgodności lub niezgodności,
• ustalenie przyczyn stwierdzonych niezgodności i ich wyjaśnienie.

Aby kontrola dawała wymierne korzyści musi być zapewnienie jest obiektywizmu
i profesjonalizmu. Kontrola wewnętrzna powinna być przeprowadzona przez osobę lub grupę osób posiadającą odpowiednia wiedzę i kwalifikacje oraz przy zachowaniu czynników takich jak: wiarygodność, obiektywizm, unikanie konfliktu interesów, zachowanie bezstronności, przestrzeganie tajemnicy zawodowej, profesjonalizm. Jest to szczególnie istotne ponieważ o kontroli wewnętrznej mówimy wówczas, gdy osoby ją przeprowadzające zatrudnione są w danym przedsiębiorstwie.

Kontrola wewnętrzna w ramach projektu unijnego ma na celu zapewnić:

• prawidłowość rozliczeń finansowych,
• poprawność dokumentacji dotyczącej personelu,
• prawidłowy sposób rekrutacji uczestników projektu,
• prawidłowy sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu,
• zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta,
• poprawność udzielania zamówień publicznych,
• poprawność stosowania zasad konkurencyjności,
• poprawność udzielania pomocy publicznej,
• poprawność realizacji działań promocyjnych,
• prawidłowość archiwizacji dokumentów projektowych[1].

Kontrola wewnętrzna w projektach unijnych przebiega podobnie jak kontrola wewnętrzna w przedsiębiorstwach. Obowiązują te same rodzaje, kryteria i formy. Ważnym jest fakt, iż kontrola wewnętrzna w projekcie współfinansowanym ze środków UE dotyczy operacji i działań podejmowanych w ramach tego konkretnego projektu.

Magdalena Stachnik

Eurodirect Sp. z o.o.

[1] Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013, Warszawa, 1 kwietnia 2009r.